Felkészült a cég egy külföldi vészhelyzetre? Travel risk management a gyakorlatban

Az üzleti utak megszervezése sokszor rutinfeladatnak tűnik, különösen akkor, ha egy cég rendszeresen küldi külföldre munkatársait. De bármennyire is olajozottan működik a folyamat, mindig számolni kell a váratlan helyzetekkel. Egy baleset, betegség, természeti esemény vagy akár egy járattörlés pillanatok alatt boríthatja a terveket – nem beszélve arról, hogy komoly személyes és üzleti következményekkel is járhat.

Mit jelent valójában a travel risk management?

Sokan úgy gondolják, hogy az utazási kockázatkezelés kimerül abban, hogy a munkavállalónak legyen utasbiztosítása és egy listája a legfontosabb telefonszámokkal. A valóságban azonban jóval többről van szó. Egy tudatos cég nemcsak a várható költségeket és az útvonalat tervezi meg, hanem felkészül a potenciális vészhelyzetekre is – szervezetileg, kommunikációban és logisztikailag egyaránt.

A travel risk management tulajdonképpen azt jelenti, hogy a vállalat tisztában van azzal, milyen kockázatokkal járhat egy adott utazás, és rendelkezik egy előre kidolgozott tervvel arra az esetre, ha valami balul sülne el. Ez nemcsak a munkavállaló biztonsága, hanem a cég jogi és reputációs védelme szempontjából is elengedhetetlen.

Mi történik, ha baj van?

Tegyük fel, hogy egy munkatárs kint tartózkodása alatt balesetet szenved. Kérdés, hogy tudja-e, hová fordulhat, hogy elérhető-e azonnal a biztosító, hogy a cég megfelelően reagál-e, és nem utólag, hanem a helyszínen, az első órákban. Hasonló kérdések merülnek fel akkor is, ha például földrengés, zavargás vagy más természeti/emberi krízishelyzet következik be. Sokszor az utazó egyedül van, nyelvi nehézségekkel küzd, nem ismeri a helyi protokollokat, és közben várják egy fontos tárgyaláson vagy azonnali döntések előtt áll.

Az ilyen esetek kezelésében komoly előnyt jelent, ha van egy előre meghatározott eljárásrend, amit a munkavállaló és a munkáltató is ismer. Ezek a protokollok időt, energiát és olykor akár emberéletet is menthetnek.

Hol van ilyenkor az utaztató szerepe?

Egy tapasztalt üzleti utaztató szerepe ezekben a helyzetekben gyakran láthatatlan, de annál lényegesebb. A legfontosabb, hogy egy vészhelyzet idején ne a káosz uralja az eseményeket. Az utaztató partner ilyenkor nemcsak logisztikai segítséget nyújt – például alternatív hazautazás megszervezését, új járatok foglalását –, hanem gyors információt is biztosít, kapcsolatot tart a légitársaságokkal, segít a biztosítási ügyintézésben, és elérhető marad akkor is, amikor más csatornák már nem működnek gördülékenyen.

Nem (csak) a biztosítás a válasz

Sok cég gondolja azt, hogy egy jó biztosítás önmagában elegendő. Ez azonban tévhit. A biztosítás fontos, de nem helyettesíti a gyors és kontextushoz igazított döntéshozatalt, a helyzetre szabott kommunikációt vagy a személyre szabott támogatást. A biztosítás nem egyenlő az aktív asszisztenciával. Még a legjobb biztosítási csomag sem tudja elérni a repülőtéri személyzetet vagy tárgyalni a hotel recepciójával, ezt valakinek meg kell tenni.

Kié a felelősség?

Végső soron a munkáltató felelőssége, hogy az üzleti utak biztonságosak legyenek. Ez nemcsak morális, hanem jogi kötelezettség is, különösen multinacionális vagy nagy kockázatú ágazatokban. Éppen ezért fontos, hogy a travel risk management ne legyen egy félbehagyott Excel-táblázat, hanem egy élő és naprakész rendszer, amely működik, ha működnie kell.

Túl sok idejét, pénzét és energiáját emészti fel az üzleti utak szervezése? Bízza profikra! Vegye fel a kapcsolatot munkatársainkkal, akik egyedi megoldást kínálnak, cége igényeire szabva!