Mindennapjaink, de főleg a munkánk szerves része a time management, azaz az időgazdálkodás. Egy üzleti út során, egy idegen helyen, távol a megszokott környezetünktől és kollégáinktól pedig különösen fontos, hogy a megváltozott körülmények között is el tudjuk végezni feladatainkat. Most arra adunk néhány tippet, hogyan lehet a lehető legproduktívabb módon dolgozni egy üzleti út során.

Tervezzünk előre

Talán elsőre feleslegesnek tűnhet, de ha az út előtt rászánjuk az időt, hogy pontosan megtervezzük a napjainkat, azzal sokkal könnyebbé tesszük a későbbi munkát. Van, aki az egész utat részletesen megtervezi, van, aki egyik napról a másikra ír pontos menetrendet, de az biztos, hogy így még időben észrevehetjük az üresjáratokat, és találhatunk módot arra, hogy minimalizáljuk vagy hasznosítsuk őket. Tény, hogy ez sok munkát jelent, de biztosak lehetünk benne, hogy megtérül a tervezésre fordított idő!

Fedezzük fel a várost

Amennyiben olyan városban van dolgunk, ahol korábban még nem jártunk, érdemes minél több mindent megtudnunk róla, például, hogy hogyan jutunk el optimálisan a szállásunkról a tárgyalásaink helyszínére. Annak is érdemes utána nézni, mely éttermek alkalmasak egy üzleti ebéd lebonyolítására, illetve az sem elhanyagolható szempont, hol tudunk kikapcsolódni.

Delegáljunk

Sokan abba a hibába esnek, hogy nem merik/nem akarják kiosztani a feladatokat más kollégáknak, különösen egy üzleti út során. Azonban sok időt spórolhatunk meg azzal, ha nem akarunk mindent mi magunk csinálni. A delegálás során bizonyosodjunk meg arról, hogy az adott kolléga érti a feladatot, ismeri a szükséges információkat, és van is kompetenciája, ideje elvégezni egyéb teendői mellett. A megfelelően kivitelezett delegálás nemcsak a kommunikációs és vezetői képességeinket növeli, hanem egy jó adag stresszt is levesz a vállunkról.

Használjuk ki a repülőtéren töltött időt

A legtöbb járathoz órákkal a gép indulása előtt kell kimenni a repülőtérre. Ez azonban nem feltétlenül jelent elvesztegetett időt! A legtöbb reptéren vannak kifejezetten üzleti utazókra tervezett várók, íróasztalokkal, gyors internet-eléréssel, és lehetőség van feltölteni a laptopokat, mobilokat, tableteket. Annak is érdemes utánanézni, hogy a repülőgépen van-e Wi-Fi; ha nincs, akkor is elvégezhetünk olyan feladatokat, amikhez nem szükséges internet, például megírhatunk e-maileket, amiket később tervezünk elküldeni.

Készüljünk fel a vészhelyzetekre

A legjobban kidolgozott terv is felborulhat. A legnagyobb gondot egy járatkésés vagy -törlés jelentheti, ami miatt az egész menetrendünk mehet a kukába. Ilyenkor nagy segítség lehet, ha egy üzleti utaztató céggel dolgozunk együtt. Ezek a cégek helyettünk elintézik a repülőjegy- és szállásfoglalást, mindig elérhetőek, és segítenek az újratervezésben, ha elvész a csomagunk, vagy gyorsan új szállást kell találnunk, mondjuk egy többórás késés miatt.

Hagyjunk időt pihenésre

A produktivitásunkhoz azzal járulunk a legjobban hozzá, ha mind fizikailag, mind szellemileg a maximumot hozzuk ki magunkból ‒ ehhez viszont be kell terveznünk azt az időt is, amit feltöltődésre, pihenésre fordítunk. Legyen szó egy kiadós alvásról, testmozgásról, olvasásról, vagy a város felfedezéséről ‒ ne sajnáljuk magunktól ezeket a programokat.


Korábbi hasonló tartalmaink is érdekelhetik: