Az üzleti utaztatás világa saját nyelvet beszél – egy olyan szakzsargont, amely elsőre talán idegennek tűnhet, de fontos a gördülékeny és hatékony szervezéshez. Ha cége rendszeresen küldi munkatársait tárgyalásokra, konferenciákra, nemzetközi projektekre, vagy esetleg most ismerkedik a vállalati utaztatás lehetőségeivel, bizonyos kifejezésekkel érdemes tisztában lennie.
Blogbejegyzésünkben közérthetően mutatjuk be a leggyakrabban használt üzleti utazási szakkifejezéseket – a booking class-tól a travel risk management-ig. Megtudhatja például, mi a különbség egy OTA és egy TMC között, mi rejlik a MICE mozaikszó mögött, vagy, hogy mit jelent a vállalati duty of care.
1. Corporate travel – Vállalati utazás:
Üzleti út minden olyan utazás, amelyet egy vállalat nevében, munkavégzés céljából bonyolítanak le. Többek között tárgyalásokat, konferenciákat, továbbképzéseket és más, munkavégzéshez kapcsolódó programokat és tevékenységeket foglal magába.
2. Bleisure travel – Üzleti-szabadidős utazás
Ez az új kifejezés a business és leisure szavak kombinációjából adódik, hiszen a bleisure utazás is éppen ezek kombinációja: egy kis munka + egy kis pihenés. Olyan utazás, amely üzleti céllal indul, de a munkavállaló meghosszabbítja egy-két nappal, hogy várost nézzen, kikapcsolódjon (ezt persze már saját költségen).
3. Travel class – Fedélzeti osztály:
Ez a repülőgép utasterének fizikai kategóriáira utal: turista osztály (economy class), prémium turista (premium economy), üzleti osztály (business class), elsőosztály (first class). Ezek a komfort, szolgáltatások (ülés típusa, étkezés, poggyász), és kiszolgálás szintje szerint különböznek. Ez az a kategória, amit lát és tapasztal az utas, már a foglalás során is.
4. Booking class – Tarifaosztály (viteldíj-osztály):
Nem összekeverendő az előző utazási osztályokkal!
Ez valójában egy technikai kategória, amelyet a légitársaságok használnak a jegyek árazására és szabályozására. Egy adott fedélzeti osztályon (pl. turista) belül is többféle booking class létezhet. Ezeket betűk jelölik (pl. Y, M, K, Q), és meghatározzák a jegy árát, esetenként a módosíthatóságát, visszatérítésének feltételeit, valamint a gyűjthető törzsutas pontokat. Ezt az utasok nem látják, ez az amit a rendszer „tud” az adott repülőjegyről.
Példa: két utas ugyanazon a turistaosztályon ül, de az egyikük „Y” osztályon repül (teljes árú jeggyel), a másik pedig „K” osztályon (kedvezményes árú jeggyel).
5. Itinerary – Útiterv:
Ez az utazás részletes menetrendje. Magában foglalja az utazás állomásait és az elvégzendő feladatokat. Általában részletesen taglalja az indulások, a szállások és a találkozók pontos helyét és időpontját.
6. Hotel block booking – Szállodai csoportos foglalás:
Szállodai szobák előzetes foglalása nagyobb csoport vagy esemény számára (gyakran kedvezményes áron).
7. Ground transportation – Földi közlekedés:
Az utazás azon része, amely nem légi úton történik, például taxi, transzfer, vonat vagy bérautó.
8. Travel itinerary management – Útitervek kezelése:
Az utazással kapcsolatos foglalások, változások, értesítések, dokumentumok szervezett nyomon követése és kezelése.
9. Travel policy – Utazási szabályzat:
A munkavállalók üzleti utazásával kapcsolatban létrehozott irányelvek és szabályok összessége. A szabályzat meghatározza a megengedett kiadásokat, a foglalási eljárásokat és egyéb előírásokat, amelyek biztosítják, hogy a vállalat céljai megvalósuljanak, miközben a munkavállalók biztonsága is biztosított.
Fontos, hogy ezt a szabályrendszert a vállalatok maguknak határozzák meg, dolgozzák ki.
10. Travel reimbursement – Utazási költségtérítés:
Akkor beszélünk róla, amikor a vállalat nem előre ad a munkavállalónak például egy céges bankkártyát, hogy fedezni tudja az üzleti út alatti kiadásait, hanem utólag téríti azokat meg.
11. Travel allowance – Utazási napidíj:
Az utazási hozzájárulás az az összeg, amit a vállalat annak a munkavállalónak biztosít, aki üzleti útra indul. Ebből tudja fedezni a kiadásait (szállás, helyi közlekedés, étkezés stb.) a kiküldetés alatt.
12. Expense report – Költségelszámolás:
A költségjelentés az utazás során felmerült kiadásokat tartalmazó dokumentum, amelyet a munkavállaló az utazás után nyújt be a cégnek jóváhagyás és megtérítés céljából.
13. Duty of care – Gondossági kötelezettség:
Ez azt jelenti, hogy egy szervezetnek erkölcsi és jogi kötelessége, hogy gondoskodjon a munkavállalói biztonságáról és jóllétéről, miközben azok üzleti tevékenységet folytatnak.
14. Travel risk management – Utazási kockázatkezelés:
Magában foglalja az üzleti utazásokhoz kapcsolódó potenciális kockázatok és veszélyek azonosítását, értékelését és mérséklését, azzal a céllal, hogy biztosítsa az utazók biztonságát az üzleti tevékenység végzése során.
15. Frequent flyer program – Törzsutasprogram:
Légitársaságok által kínált hűségprogram, amely pontokat vagy mérföldeket ad a rendszeresen utazó ügyfeleinek. Ezeket később jegyekre, kedvezményekre, különböző szolgáltatásokra lehet beváltani. Üzleti utazók esetében különösen kedvező.
16. Corporate loyalty program – Vállalati hűségprogram:
Ez egy kifejezetten cégekre optimalizált törzsutas program, ahol kedvezményes feltételek, vagy árak érhetőek el az adott törzsutas cég utazóinak. Ezek függetlenek az alkalmazottak egyéni törzsutasprogramjaitól, így a cég is profitálhat a rendszeres üzleti utazásokból (de persze az utazó is használhatja a saját törzsutas kártyáját, a két program nem üti egymást).
17. Carbon footprint calculation – Karbonlábnyom-számítás:
Az üzleti utazások környezetre gyakorolt hatásának mérése, különösen az üvegházhatású gázok, pl. szén-dioxid-kibocsátás számítása. Egyre több cég figyeli és igyekszik csökkenteni ezt.
18. Online travel agency (OTA) – Online utazásközvetítő iroda:
Olyan online platform, amelyen keresztül az utazók repülőjegyeket, szállodai szobákat, vagy más, utazással kapcsolatos szolgáltatásokat tudnak foglalni. Széles körben ismert repjegy-foglaló, szállásfoglaló, -közvetítő oldalak. Ezek jellemzően önkiszolgáló foglalási felületek, általában a szabadidős utazásra optimalizáltak és alacsonyabb szolgáltatási szinttel működnek (pl nincs vagy csak korlátozott az ügyféltámogatás). Cserében kedvezőbbek lehetnek az árak, de kevesebb a kontroll a foglalások felett, így üzleti utak esetében kockázatosabbak.
19. Travel management company (TMC) – Üzleti utaztató
Kifejezetten céges utazásokra specializálódott utazási iroda. Egy olyan utazásszervező, amely vállalatok számára segít megszervezni és lebonyolítani az utazásaikat. Intézi a foglalásokat, optimalizálja és kezeli a lehetőségeket, gyakran egyedi riportokkal, tanácsadással kiegészítve.
Az ilyen típusú cégeket magasabb szolgáltatási színvonal jellemzi, pl. 24/7-ben elérhető ügyfélszolgálat, dedikált tanácsadók, riportálás, költségelemzés, integráció vállalati rendszerekkel, céges igényekre szabott megoldások, nemzetközi tanúsítványok, szabályozott működés.
20. Global Distribution System (GDS) – Globális foglalási rendszer:
Ez egy kifejezetten utazási irodák által használt professzionális háttérrendszer, amelyen keresztül repülőjegyek, szállodai szobák, bérelt autók és egyéb utazással kapcsolatos tételek foglalását lehet intézni. Összeköti az utazási szolgáltatókat (légitársaságok, szállodák, autókölcsönzők) az utazási irodákkal, TMC-kkel és nagyvállalatokkal. Ez a rendszer adja az alapját a legtöbb foglalási platformnak. Valós idejű hozzáférést biztosít több ezer szolgáltató ajánlataihoz és kifejezetten komplex, szakértői használatot igényel.
21. Online booking tool (OBT) – Online foglalási eszköz:
Ez egy olyan foglalási eszköz, amely kifejezetten nagyvállalatok részére lett kifejlesztve, hogy ezen keresztül a munkavállalók saját maguk lefoglalhassák és kezelhessék az üzleti útjaikat, a vállalatuk utazási szabályzatának megfelelően. Ez általában egy felhasználóbarát online felület, aminek a használata nem igényel utazási szakértelmet. Automatikus jóváhagyási folyamatokkal, integrált költségelszámolási rendszerekkel, saját utazási szabályzattal jelentősen meg tudja gyorsítani a céges utak szervezését.
22. New Distribution Capability (NDC)
Ez a IATA (Nemzetközi Légi Szállítási Szövetség) által létrehozott új technológiai szabvány, amely lehetővé teszi a légitársaságoknak, hogy gazdagabb, testreszabottabb tartalmakat kínáljanak közvetlenül az utazási irodák vagy online felületek felé.
Az NDC segítségével a vállalatok és TMC-k közvetlenebbül és hatékonyabban érhetik el a légitársaságok ajánlatait, beleértve olyan díjcsomagokat vagy szolgáltatásokat is, amelyek eddig csak a légitársaság saját csatornáin voltak elérhetők.
23. Meeting, Incentive, Conference, Exhibition (MICE) – Jutalomutak és rendezvények szervezése:
Az üzleti utazás egy szektora, amely üzleti megbeszélések, jutalomutak, konferenciák és kiállítások szervezésére specializálódik. Az úgynevezett ösztönző vagy jutalomutak célja, hogy motiválják és jutalmazzák a vezetőket, a munkavállalókat, és az üzletfeleket, például a kiváló teljesítmény miatt, vagy egy sikeres üzletkötés megünneplésére.