Üzleti utazás

Munka vagy pihenés? – Az üzleti utak láthatatlan túlórái

By

Az üzleti utazások nem csupán logisztikai kihívást jelentenek, hanem munkaszervezési és HR-kérdést is. A cégeknek érdemes transzparens irányelveket kidolgozniuk arra vonatkozólag, hogy pontosan hogyan kell elszámolni az utazó munkavállalónak a költségeket, illetve hogy hogyan kompenzálják az utazással töltött időért.

Mik a szabályok?

Ha a munkánk miatt sokat utazunk, felmerül a kérdés, hogy az úton töltött idő munkaidőnek számít-e? Nézzük, mit mond erről a Munka Törvénykönyve:

  • § (1) Munkaidő: a munkavégzésre előírt idő kezdetétől annak befejezéséig tartó idő, valamint a munkavégzéshez kapcsolódó előkészítő és befejező tevékenység tartama.
  • (2) Előkészítő vagy befejező tevékenység: minden olyan feladat ellátása, amelyet a munkavállaló munkaköréhez kapcsolódóan, szokás szerint és rendszeresen, külön utasítás nélkül köteles elvégezni.
  • (3) Nem munkaidő
    a) – a készenléti jellegű munkakört kivéve – a munkaközi szünet, továbbá
    b) a munkavállaló lakó- vagy tartózkodási helyéről a tényleges munkavégzés helyére, valamint a munkavégzés helyéről a lakó- vagy tartózkodási helyére történő utazás tartama.

Tehát, a jogszabályi háttér szerint, ha a szerződésünkben egyértelműen le van fektetve a munkavégzés helye, akkor az az idő, amit ennek elérésével töltünk, nem számít bele a munkaidőbe – legyen szó fél óra autózásról, vagy egy óra buszozásról.

De mi a helyzet az üzleti utakkal?

A külföldi üzleti utakra a Munka Törvénykönyve szerint az általános kiküldetési szabályok érvényesek. A munkáltató ideiglenesen más munkavégzési helyet is kijelölhet, amihez a munkavállaló hozzájárulása nem feltétlenül szükséges, ha az éves szinten nem haladja meg a 44 munkanapot. A kiküldetés részleteiről a munkáltató írásban köteles tájékoztatni a munkavállalót.

A munkáltató köteles megtéríteni a kiküldetés során felmerülő költségeket, mint az utazás, szállás, étkezés és helyi közlekedés, valamint napidíjat is fizethet. A külföldi munkavégzés során a munkaidőre, pihenőidőre, túlórára ugyanazok a szabályok érvényesek, mint belföldön, és a munkáltatónak gondoskodnia kell a megfelelő biztosításról is.

A repülőn nem pihenünk?

Hiába mondja ki a jogszabály, hogy az utazással töltött idő nem része a munkaidőnek, a legtöbben a munkájukkal is foglalkoznak az úton. Ha autóval mennek, elintézhetnek fontos hívásokat, és őket is bármikor elérhetik a kollégák, ha kérdésük van. A repülőtéren, majd pedig a gépen ülve pedig lehetőség van e-mailek elintézésére, felkészülni a tárgyalásokra, prezentációkra.

De ha feltételezzük, hogy a munkavállaló nem dolgozik utazás közben, akkor sem feltétlenül jelenthetjük ki, hogy pihenőidőről van szó. Elvégre az utazó jóval korábban kel a megszokottnál, sőt, az is lehet, hogy már előző nap (akár hétvégén) el kell indulnia, hogy biztosan időben ott legyen a konferencián vagy a meetingen. Ez a fizikai és mentális megterhelés különösen nagy terhet ró a munkavállalóra, például akkor, amikor az érkezést követően a repülőtérről egyenesen egy irodába megy, ahol az ügyféllel találkozik, és arra sincs ideje, hogy lepakolja a poggyászát.

Ahhoz, hogy a kiégést, elégedetlenséget megakadályozzák, számos lépést tehet a munkáltató.

Átláthatóság és rugalmasság

A legfontosabb, hogy kidolgozzon egy utazási irányelvet. Ennek alapja lehet a kiküldetésekről és napidíjakról szóló törvény, de fontos a cég profiljához és a dolgozók igényeihez igazítani. Ne egy egyszerű szabálygyűjteményként képzeljük el: fontos hangsúlyozni, hogy ez nemcsak a munkáltatóért, hanem a munkavállalóért is van.

Az olyan gyakorlati teendők mellett, mint például, hogy hogyan kell elszámolni az utazási költségekkel, azt is le kell szögezni, hogy hova fordulhat az utazó, ha valami nem úgy alakul, ahogy eltervezték (járattörlés, baleset stb). Ezáltal nemcsak a költségeket lehet átláthatóvá tenni, hanem az utazó biztonságérzete is nagyobb lesz; ha pedig nem kell aggódnia azon, hogy éppen milyen kiadást kell neki, vagy a cégnek rendeznie (pl. szállás, helyi közlekedés, üzleti vacsorák stb.), akkor jobban tud a munkájára koncentrálni.

Egy jó utazási irányelv akkor is segítség lehet, amikor egy idegen országban, más jogszabályi keretek között kell eligazodni.

Jó megoldást jelenthetnek az úgynevezett bleisure utak, amelyekről ebben a cikkünkben írtunk bővebben. Lényegük, hogy az üzleti, illetve a szabadidős célú utazásokat egybekötik a munkavállalók, természetesen a munkáltató engedélyével.

Ezt a gyakorlatban úgy lehet például megvalósítani, hogy üzleti célból elutazunk valahova, de a tárgyalás vagy konferencia után még eltöltünk pár napot a városban, saját költségen. Ezáltal a munkavállalónak lehetősége van kikapcsolódni, feltöltődni, ez pedig a teljesítményén is látszani fog.

A lényeg minden esetben az átláthatóság és a rugalmasság. Ha az utazási irányelv minden dolgozó számára elérhető, akkor elkerülhetők a félreértések a különböző osztályok között, illetve bármikor lehet hivatkozni is rá.

Az előírásokat érdemes időnként felülvizsgálni, igazodva a jogszabályi és gazdasági, valamint kulturális változásokhoz (például egy évekkel korábban megállapított költségvetési keret már nem feltétlenül lesz elég fedezni a kiadásokat). Ezeket betartva a kiadások sem lépik túl az előírt kereteket, illetve a munkavállalók is elégedettebbek lesznek, ha az igényeiket is figyelembe veszi a munkáltató.

Felhasznált források: adozona.hu, hrportal.hu, net.jogtar.hu

Korábbi bejegyzések: