A leggyakoribb hibák az üzleti utazások tervezésében

Az üzleti utazások megtervezése és lebonyolítása nagy odafigyelést igényel. Sokszor egy aprónak tűnő hiba is sok kellemetlenséget okozhat, hiszen a megoldásával értékes időt, vagy akár pénzt is veszítünk. Most arra adunk pár tippet, hogyan lehet ezeket elkerülni.

1. Túltervezés

Ahogy a bevezetőben írtuk, fontos az üzleti utak alapos megtervezése, hogy tudjuk előre, mikor lesz alkalmunk dolgozni és pihenni is. Ez viszont könnyen átcsaphat rugalmatlanságba, ami nem túl szerencsés, ha valamilyen esemény felborítja a menetrendünket, legyen szó járatkésésről, egy váratlan üzleti vacsoráról, vagy a meetingek időpontjának megváltoztatásáról. Bármi is történjék, tudnunk kell alkalmazkodni, hogy megfelelően elvégezzük a munkánkat (és persze mellette aludni és feltöltődni is legyen időnk).

2. Túl késői foglalás

Az üzleti utazásoknál különösen igaz, hogy minél előbb tervezünk, annál jobban járunk. A foglalásokat érdemes a lehető leghamarabb elvégezni, hiszen könnyen bosszúságot okozhat egy megtelt járat, vagy ha épp a kedvenc hotelünkben nincs már hely. A kellemetlen átszervezésen és keresgélésen túl, ez a hiba már komoly pluszköltségekkel is járhat, hiszen egyre szűkülnek az elérhető lehetőségek. Tervezzünk időben, és ha már minden biztos, ne halogassuk a foglalások intézését.

3. A legolcsóbb opció választása

Bár csábító lehet a legolcsóbb járat, jobban járunk, ha azt választjuk, amelyik a munkánk szempontjából az optimális. Például szerencsésebb egy drágább, de közvetlen járatra jegyet venni, mintha olcsóbban utaznánk, de átszállással. Utóbbi megoldás stresszesebb is, ugyanis nagyobb az esély, hogy egy késés teljesen felborítja a terveinket. A foglalásnál azt is érdemes figyelembe venni, hogy melyik légitársaságé a járat: hosszú távon megérheti olyannal utazni, amelyiknél törzsutasok vagyunk.

4. Túlpakolás

Bár az ember minden eshetőségre fel akar készülni, akkor járunk a legjobban, ha tényleg csak a legszükségesebbek ruhákat és személyes tárgyakat visszük magunkkal az útra. Így egyrészt nem veszünk el a holmijaink között, másrészt a hazaút előtt is gyorsabban vissza tudunk pakolni. Igyekezzünk mindent egy kézipoggyászban tartani, így gyorsabban át tudunk menni a reptéri ellenőrzéseken, és nem kell tartanunk attól sem, hogy elkeveredik a bőröndünk.

5. Fontos iratok elfelejtése

Bár ma már a legtöbb dokumentum elérhető digitálisan, könnyen lehet, hogy valamit papír formában szeretnénk átadni az üzlettársaknak. Ha úgy tervezzük meg a prezentációnkat, hogy a hallgatóság közben papír alapon tudja követni a mondandónkat, vagy megnézni a kiegészítő ábrákat, grafikonokat, akkor kellemetlen helyzet állhat elő, ha elhagyjuk őket, vagy nem nyomtatunk eleget. Ugyanez igaz a személyes iratokra: indulás előtt ellenőrizzük, hogy megvan-e a személyink vagy az útlevelünk, vízumunk, ne a repülőtéren derüljön ki, hogy valami hiányzik, mert a járat lekésése lehet a vége, ha haza kell mennünk érte.

6. Kommunikáció elhanyagolása

Másik hiba lehet, ha valaki az utazás közben nem figyel az „otthoni” teendőkre, nem tartja a kapcsolatot a benti kollégákkal. Pedig fontos figyelni rá, hogy mi minden történik az irodában, amíg távol vagyunk: ne felejtsünk el rendszeresen ránézni a levelezésünkre, és válaszolni is, ha valamiben a mi döntésünkre van szükség, hogy tovább tudjon haladni a folyamat.

Túl sok idejét, pénzét és energiáját emészti fel az üzleti utak szervezése? Bízza profikra! Vegye fel a kapcsolatot munkatársainkkal, akik egyedi megoldást kínálnak, cége igényeire szabva!

7. Nem figyelünk a kiadásokra

Az üzleti út során számos kiadásunk lehet, amelyeknél követnünk kell a céges policyt, legyen szó blokkok gyűjtéséről, vagy számlák megfelelő kiállíttatásáról. Érdemes figyelni arra, hogy minden szükséges papírt eltegyünk, illetve hogy ne lógjunk ki a keretből (ha van). A kiadásaink nyomon követésében több mobilos alkalmazás is a segítségünkre lehet.

8. Túl sok alkoholizálás

Az üzleti vacsorák része lehet egy-egy pohár finom bor, viszont akkor tesszük a legjobban, ha ennyinél meg is állunk. A túl sok alkohol ugyanis – még ha nem is leszünk másnaposak – ronthatja az ítélőképességünket, és nagyobb kimerültséget eredményezhet. Az alkoholos italok mellett vagy helyett igyunk bőséggel vizet, hogy hidratáltak maradjunk.