A kommunikációs technológiák fejlődése és a koronavírus-járvány okozta társadalmi távolságtartás miatt az elmúlt években háttérbe szorultak a személyes találkozók, a magánéletünkben és az üzleti ügyekben egyaránt. Ugyanakkor nem szabad lebecsülnünk a személyes meetingek erejét: egy jól szervezett találkozó sokat segíthet a munkahelyi kommunikáción, illetve sikeresebb üzleti megbeszélésekhez vezethet.
Ugyan ma már számtalan lehetőségünk van a kapcsolattartásra, egy-egy élő találkozó továbbra is kritikus pontja lehet az üzleti életnek, mivel az emberek közötti kapcsolatok itt alakulnak és erősödnek meg igazán. Üzlettársaink a motiváltság és az eltökéltség jeleként értelmezik, ha rászánjuk az időt egy meeting megszervezésére, és akár egy fél országot átutazunk miattuk, ezáltal erősödik a hűség és a bizalom érzése is. A legjobb technikai háttérrel sem tudja egy virtuális találkozó ugyanazt a természetességet biztosítani, mint amikor egy térben, szemtől szemben ül egymás mellett két vagy több ember.
A következőkben azt járjuk körbe, hogy milyen előnyei vannak annak, ha szemtől szemben találkozunk ügyfeleinkkel vagy munkatársainkkal.
A személyes találkozás előnyei
Néha a legfontosabb információkat nem szavakkal fejezzük ki. Személyes találkozáskor van lehetőségünk értelmezni azokat a nonverbális jeleket, amik más esetben nem biztos, hogy a rendelkezésünkre állnak. A testbeszéd, a hanghordozás, az arckifejezés, a szemkontaktus mind-mind a segítségünkre lehetnek, hogy minél eredményesebb legyen a beszélgetés. Ha például azt látjuk, hogy az ügyfelünk gyakran pillant az órájára, akkor például témát válthatunk, hogy újra megszerezzük a figyelmét.
Ha egy légtérben vagyunk, akkor technikai problémák sem fogják megzavarni a beszélgetést. Nem fogja a tárgyalást vagy az állásinterjút a rossz hang, a rossz kamera, vagy a gyenge internetkapcsolat sem félbeszakítani, ezáltal időt spórolunk, és kiiktatunk néhány potenciális stresszforrást is.
A személyes jelenlét általában aktívabb résztvevőket is jelent. Míg egy virtuális találkozó alatt hajlamosak fél szemmel mondjuk megnézni a levelezésüket, élőben mindenkinek egyértelmű, hogy illetlen a telefonját nézegetni, így minden figyelmét a társaira fordítja. A felek maguk is bátrabban szólalnak meg, és osztják meg a saját ötleteiket élőben. Akár valamilyen egyéb eszközt, egy prezentációt vagy csak egyszerű papírt is felhasználhatunk mint segédeszközt, amivel érthetőbbé tehetjük a terveinket.
Ugyan ma már sokszor állásinterjút is online bonyolítunk le, sokkal szerencsésebb, ha legalább az első találkozás élőben történik, legyen szó munkatársról vagy ügyfélről. A személyes találkozások mélyítik az emberi kapcsolatokat, ezáltal a bizalmat is, ami elengedhetetlen a közös munkához.
Könnyebb megragadni valaki figyelmét, ha egy térben tartózkodunk. Egy személyes találkozó esetén nagyobb valószínűséggel kapjuk meg az ügyfél teljes figyelmét, hiszen egy tárgyalóban kevesebb dolog terelheti el a figyelmét, illetve azt a késztetést is félre kell tennie, hogy közben haladjon a többi feladatával is. A fontos kérdések megbeszéléséhez alkalmasabb egy „steril” környezet, ahol ki vannak iktatva a zavaró tényezők.
Élőben a kommunikáció hatékonyabb. A feleket a nonverbális jelek is segítik az elhangzottak megértésében, illetve adott a visszakérdezés lehetősége is. Kevesebb az esély egymás félreértésére, mint például egy e-mail esetében.
Pont ezért személyesen érdemes felhozni és kifejteni az érzékenyebb témákat is, így félreértés nélkül fejthetjük ki, hogy mi a probléma, vagy fejezhetünk ki érzelmeket, empátiát, megértést.
Más formákban hajlamosak vagyunk ezt a részt átugrani, de személyesen általában belefér némi „small talk”, kötetlen beszélgetés a két fél között. Ha érdeklődünk a másik hogyléte felől, vagy hogy milyen tervei vannak a hétvégére, akkor könnyebben találunk közös pontokat, ezáltal pedig a kapcsolatunk is erősebb lesz. Akár olyan információhoz is juthatunk, ha jobban megismerjük munkatársainkat vagy ügyfeleinket, ami egy későbbi projekt során is hasznos lehet.
Hogyan készüljünk fel egy személyes megbeszélésre?
Legyen szó bármilyen típusú személyes meetingről, fontos, hogy alaposan készüljünk fel. Vegyük figyelembe és értékeljük, hogy a másik fél időt és energiát szán arra, hogy személyesen részt vegyen a találkozón, akár több órát is utazik ezért.
Legyen egy vagy több konkrét célja a tárgyalásnak: írjuk össze, milyen témákkal akarunk foglalkozni, és milyen kérdésekre kell választ találnunk. Minderről természetesen a résztvevőket is tájékoztassuk, legalább 24 órával a megbeszélés előtt, hogy ők is fel tudjanak készülni. Ebben azt is jelezzük, hogy kitől mit várunk, milyen anyaggal legyen kész, milyen információt várunk az egyes résztvevőktől a meetingen.
Fontos, hogy tényleg csak azokat hívjuk, akiknek feltétlenül ott kell lenniük, hogy produktív legyen a találkozó. Akár az is egy megoldás lehet, hogy egyes személyeket csak az őket érintő kérdések megbeszélésére hívjuk, mondjuk a meeting elejére vagy végére, így nekik sem kell a szükségesnél több időt ott tölteniük.
Készítsünk egy menetrendet, és igyekezzünk tartani is magunkat hozzá, de ha nem sikerül mindenben megegyezni, beszéljünk meg egy új időpontot a felekkel. A tárgyalás végén ismételjük meg az eldöntött kérdéseket, illetve azt is tegyük még egyszer egyértelművé, hogy kinek mi a feladata a továbbiakban, mi a következő lépés, és egyezzünk meg határidőkben is.
Korábbi hasonló tartalmaink is érdekelhetik:
- Incentive utazás – minden amit tudni érdemes
- Repülőtéri kényelmi szolgáltatások üzleti utazóknak
- Új szolgáltatásunk: személyre szabott Covid-19 információk céges ügyfeleink számára
- Fedélzeti osztályok kisokos: economy / premium economy / business / first
- Minden, amit a jetlagről tudni érdemes
- Online meeting etikett – így készüljön fel!