Az IT-szektor globális tehetségbázisra épít. A hibrid munkavégzés korában az IT csapatok gyakran több időzónában élnek. Ezek a cégek nagyon gyorsan nőnek, és szükségszerűen sokat is utaznak. Náluk a költségtudatosság, az adatalapú döntéshozatal és a mérések fontossága nem újdonság. Nem meglepő hát, hogy a legtöbb céges ügyfelünket az IT szektor adja.
Világszerte egyre többet költenek a vállalatok utazásra
A GBTA (Global Business Travel Association) 2024-es adatai szerint a vállalati utazási kiadások globálisan elérték az 1,47 milliárd USD-t. Ez 2025-ben 1,57 milliárd dollárra nőtt, 2026-ra pedig körülbelül 8%-os növekedést jeleznek előre. Az üzleti utazás ma már nem csak egy „kiegészítő HR-költségsor” hanem stratégiai pénzügyi tényező, amit a CFO-k és vezetők is szorosan figyelnek.
Az utazási költések növekedése a vállalati oldalon fokozott nyomást jelent a költségvetések tartására. Az ügyfeleknél egyre fontosabbá válik az utazások tudatos tervezése, a megtérülés igazolása, valamint az átlátható szabályozás és optimalizálás az üzleti célok támogatása érdekében.
Egy TMC (Travel Maagement Company) számára pedig azt jelenti, hogy a növekvő költések mellett felértékelődik a stratégiai szerepe: hiszen az ügyfelek egyre inkább költségkontrollt, adatalapú döntéstámogatást és komplex, end-to-end utazásszervezési megoldásokat várnak el a puszta foglalás helyett.
A GBTA adataiból kirajzolódik, hogy az utazási költések nagyobb ütemben növekednek mint az utazások volumene. Számos globális faktor miatt a cégeknek egyre drágább utazni. Ilyenkor válik kulcskérdéssé a költségoptimalizálás.
A költségkontroll elengedhetetlen az üzleti utazásoknál
Egy nagy IT vállalatnál évente több száz üzleti út történik: projektindítások, ügyféltalálkozók, üzletkötések, onsite sprintzárások, konferenciák, csapatépítések. Ha ezek különböző csatornákon, ad hoc módon, eltérő szabályok szerint, last minute döntésekkel szerveződnek, akkor a költségek gyorsan átláthatatlanná válnak. Így pedig a költségkontroll nem tud megvalósulni.
Tipikus költségszivárgások
Vegyünk egy tipikus példát: Egy növekvő hazai fintech cég skandináv terjeszkedésbe kezd. A fejlesztőknek havonta egyszer ki kell utazniuk Stockholmba. Mivel nincs egységes rendszer, mindenki ott foglal, ahol tud: az egyik kolléga egy gyűjtőoldalon, a másik közvetlenül a légitársaságnál, a harmadik pedig az utolsó pillanatban, mert elúszott a feladatokkal. Az eredmény? Stressz és bizonytalanság, magas jegyárak, kompromisszumos útvonal, na meg káosz a pénzügyön a nem megfelelő számlák miatt.
Ezek önmagukban nem kirívó hibák, együtt viszont éves szinten komoly pluszköltséget jelentenek egy cég számára.
Megoldási irányok
Van az a szint, amikor a szabályok bevezetése egyszerűsíti és sokkal hatékonyabbá teszi a folyamatokat. Ha van egy keretrendszer (amit egyszer kell jól megcsinálni, és aztán finomhangolni), határidőkkel, értesítésekkel, jogosultsági körökkel, akkor kisebb a hibázási lehetőség és hosszútávon rendeződik a káoszos működés. Milyen lehetőségek vannak az utazási költségek és szervezési folyamatok rendbetételére?
1. Strukturált és rugalmas travel policy kialakítása
Egy jól működő utazási szabályzat nem tilt, hanem előre gondolkodik. Például rögzíti az ajánlott foglalási időablakokat (mikor érdemes repülőt foglalni), meghatározza az alapértelmezett megoldásokat (szállás kategória, utazási osztály), de teret hagy az eltérésre, ha az üzleti helyzet indokolja. Természetesen előfordulhatnak lastminute utak, amikor már nincs idő tudatosan szervezni, vagy olyan vészhelyzetek, amelyek megoldása kihívást jelenthet (itt jön képbe a travel risk management). Egy jó szabályzatnak erre is kell „gondolnia”. A cél az, hogy a policy a valós működést kezelje, ne pedig akadályozza azt. Fontos, hogy a strukturáltság mellett rugalmas is legyen. Legnagyobb előnye, hogy csökkenti az egyéni alkuk számát. A munkatársak tudják, mire számíthatnak, a vezetők pedig nem eseti alapon döntenek minden utazásról.
2. Centralizált utazásszervezés bevezetése
Az iparági tapasztalatok szerint a centralizált foglalás egyik legnagyobb előnye, hogy láthatóvá teszi az utazási mintákat. Nem csak azt, mennyibe kerül egy-egy út, hanem azt is, mely útvonalak ismétlődnek, hol vannak szezonális csúcsok, hol lehetne előre tervezni. A centralizáció nem azt jelenti, hogy minden lassabb lesz. Épp ellenkezőleg: kevesebb egyeztetés, kevesebb utólagos javítás. A központosított foglalási rendszerek segítségével ráadásul könnyebben érvényesíthetők a szerződéses kedvezmények és csökkenthetők a redundáns költségek is.
3. Valós idejű riportok és adatelemzés
Az IT szektorban alapelv, hogy ami nem mérhető, az nehezen fejleszthető. Ez az üzleti utazásban is igaz. Sok szervezetnél az utazási költségek csak utólag, havi vagy negyedéves záráskor derülnek ki. Ilyenkor már nincs mozgástér: a pénz elment, legfeljebb tanulságokat lehet levonni. A modern üzleti utaztatási megoldások ezzel szemben valós idejű rálátást adnak. Támogatják az utazási minták és költség-trendek vizualizálását, így gyorsabban hozhatóak adatvezérelt döntések. Egy jól felépített riport nem csak a pénzügynek hasznos. A vezetők számára segít eldönteni, hogy mely onsite események térülnek meg, hol van szükség változtatásra.
4. OBT (online booking tool) bevezetése
Az úgynevezett online booking tool olyan operatív eszköz, amely azon túl, hogy az utazáshoz kapcsolódó foglalásokat kezeli, összeköti a travel policy-t, a költségkontrollt és a riportálást.
Például egy fejlesztő, architect, vagy projektmenedzser számára az utazásszervezés nem hozzáadott értékű feladat. Minél kevesebb időt vesz el, annál jobb. Az OBT-k erőssége, hogy egy felületen kezelik a repülőjegyet, szállást, autóbérlést, valós idejű információkat mutatnak, korábbi preferenciák alapján opciókat ajánlanak, valamint csökkentik az oda-vissza egyeztetések számát.
Tapasztalatunk szerint az OBT-s foglalásoknál kevesebb a hibás, hiányos adat, rövidebb az átlagos foglalási idő és kevesebb a manuális javítás, utólagos módosítás. De talán az egyik legnagyobb előnye mégiscsak az, hogy teljesen a cég igényeire lehet szabni.
