Talán elsőre nem tűnik lényegesnek egy vállalat életében, hogy az üzleti utakra vonatkozó elvárások egy dokumentumban legyenek összefoglalva, azonban a mindennapi működést nagyban megkönnyíti, ha egyértelműen tisztázva vannak a szabályok. Nemcsak a vezetőség, hanem az utazó számára is hasznos, ha a repülőjegy- és szállásfoglalás, illetve az egyéb költségek elszámolhatóságával kapcsolatban felmerült kérdésekre világos válaszokat kaphat. Cikkünkben azt mutatjuk be, milyen egy jól kidolgozott utazási szabályzat.
Mi is pontosan az utazási szabályzat?
Az utazási szabályzat, azaz travel policy egy vállalat előírásait jelenti üzleti utazásaik szervezésével kapcsolatban. Egy jól kidolgozott szabályzatban minden benne van, ami egy utazás szervezésekor felmerül: többek között a szállásra, az utazásra és a helyi közlekedésre vonatkozó költségvetés, az elszámolható és nem elszámolható kiadások, fontos elérhetőségek stb.
Kidolgozásában segítség lehet az üzleti utaztatással foglalkozó cégek tapasztalata, akik az adott vállalat portfóliójához, méretéhez és igényeihez illeszkedve készítik el az optimális szabályzatot. Hiszen természetesen nem ugyanazok az elvárások vonatkoznak egy helyi, vagy európai érdekeltségű vállalat, illetve egy nagyobb, az unión kívüli üzleti utakat is lebonyolító cégre. Azt is figyelembe kell venni, hogy úti cél és úti cél között is rengeteg különbség van: teljesen más költségvetéssel, feladatokkal és esetleges problémákkal kell számolni belföldi és külföldi, vidéki és városi, európai és tengeren túli üzleti utak során.
Miért hasznos?
A cég számára hosszútávon megkönnyíti a munkafolyamatot, ha időt, pénzt és energiát szán egy részletes utazási szabályzat kidolgozására. Egy vezetőnek kevésbé kell foglalkoznia egy üzleti út megszervezésével, ha a munkavállaló könnyen megtalálja maga is a kérdéseire a választ, illetve önállóan is képes döntéseket hozni, az előre meghatározott kereteken belül. Nem utolsósorban pedig a vállalat biztos lehet benne, hogy az üzleti utak a betervezett költségvetésen belül maradnak.
Az utazónak is nagyban megkönnyíti, ha van egy biztos alap, amihez fordulhat, illetve amiből egyértelműen kiderül, mi az ő hatásköre, és milyen kérdésekben kell a felettesétől jóváhagyást kérnie. Fontos, hogy ezáltal a munkavállaló is biztonságban érezheti magát, hiszen azt is megismerheti belőle, hogy melyik kollégához forduljon a munkával kapcsolatos problémák esetén az út alatt, illetve más típusú vészhelyzetekben (például biztosító elérhetősége, vagy üzleti utaztatóé, ha van stb.).
Mit tartalmaz egy utazási szabályzat?
Foglalás
A repülőjegy-foglalás az egyik kulcsfontosságú része az üzleti út szervezésének. Az utazási szabályzatból ki kell derülnie, milyen felületen keresztül kell foglalnia a munkavállalónak, mennyivel az út előtt, és van-e preferált légitársasága a vállalatnak. Ilyen esetben üzleti utaztatással foglalkozó cégekkel együttműködve könnyebben hozzájuthatunk a számunkra legmegfelelőbb ajánlathoz, ár és idő tekintetében is. Például lehet, hogy a turistaosztály olcsóbb, de ha esetleg átszállással, több órás várakozásokkal jár, akkor érdemesebb lehet business classon utazni. Ez esetben a munkavállaló sem lesz annyira kimerült, illetve tud dolgozni a reptéren is egy erre elkülönített váróban, és a repülőgépen is. Mindezeken túl azt is érdemes figyelembe venni, hogy ha egy bizonyos légitársaság törzsutasának számít a cég, akkor ez milyen előnyökkel jár, rövid és hosszútávon is.
Biztosítás
Az utazási szabályzatnak tartalmaznia kell, hogy a vállalat milyen biztosítással rendelkezik az üzleti utakra vonatkozóan, milyen károkat térít meg stb. Annak is ki kell derülnie belőle, hogy szükséges-e a munkavállalónak egy külön biztosítást kötnie, mert például Európán kívülre utazik, vagy utazásra nem javasolt országban van teendője.
Szállás
A szállásra fordítható költségeket általában éjszakánként szokták megadni, annak megfelelően, hogy hova utazik a munkavállaló (belföld, külföld, kisebb város vagy főváros stb.) Meg kell határozni, hogy milyen felületen keresztül kell foglalni, milyen típusú, hány csillagos szállások jöhetnek szóba, milyen felszereltségű legyen a szoba (internet-elérés, íróasztal stb.). Illetve azt is tisztázni kell, hogy van-e a munkáltató által preferált szállodalánc, ami előnyösebb ajánlatokat és feltételeket kínálhat.
Helyi közlekedés
A helyi közlekedés tekintetében arra kell ösztönözni a munkavállalókat, hogy a legköltséghatékonyabb eszközt válasszák. Még az utazás előtt át kell gondolni, hogy pontosan milyen programokra és hova megy az utazó, mert könnyen lehet, hogy ha valamivel drágább, de központi helyen lévő szállást választ, taxira egyáltalán nem kell költenie. Egy hosszabb, többállomásos út esetén viszont az autóbérlés jobban megérheti a cégnek, és az utazó dolgát is megkönnyítheti. Napra lebontva érdemes megadni, hogy mekkora a keret az ilyen típusú kiadásokra.
A repterekről való ki- és bejutás tekintetében például érdemesebb lehet egy helyi expressz buszjáratra előre jegyet venni, ami költséghatékonyabb a taxinál, de nem vesz jelentősen hosszabb időt igénybe az út.
Elszámolás
A szálláson, a jegyeken, valamint a helyi közlekedésen túl az étkezést is jellemzően a munkáltató állja, valamint az ügyfelekkel töltött programok költségét is. Meg kell határozni, milyen módon lehet „bizonyítani” ezeket (blokkok, számlák gyűjtése, beszámoló, táblázat a költségekről napokra és tételekre lebontva), illetve, hogy várhatóan mennyi idő alatt téríti meg a cég az összeget.
Privát programok, egyéb költségek
A munkavállalónak tisztában kell lennie azzal, hogy ami az utazási szabályzatban nem szerepel megtérítendő kiadásként, az az ő költsége. Például előfordulhat, hogy az utazó összekötné a kellemest a hasznossal, és tovább maradna az adott városban (saját költségén, szabadnapjain); ilyen esetben a visszautat kell tisztázni. Általában az olyan plusz költségeket, amik nem a munkához kapcsolódnak (színház, mozi, múzeum, wellness, masszázs stb.), vagy amit a munkavállaló gondatlansága okoz (például parkolási bírság), nem fogja megtéríteni a munkáltató.
Amennyiben érdeklődik a Weco-Travel szolgáltatásai iránt, vegye fel a kapcsolatot munkatársainkkal!
Tippek, javaslatok egy használható utazási szabályzat elkészítéséhez
Nagyon fontos, hogy az utazási szabályzat egy minden érintett számára elérhető helyen legyen, fizikailag vagy online. A száraz tények felsorolása helyett igyekezzünk minél egyszerűbben fogalmazni, lehetőleg minden részletre kitérve, de fölösleges elemek nélkül.
Az információkat ne ömlesszük, tagoljuk fejezetekre, legyen átlátható. Ajánlott az alapoktól kezdeni, hiszen könnyen lehet, hogy ami számunkra egyértelmű, az egy új, vagy egy üzleti utak terén kevésbé tapasztalt kolléga számára még ismeretlen terep. Érdemes lehet akár a végére egy „Gyakran felmerülő kérdések” fejezetet is csatolni, olyan témákkal kapcsolatban, amik lazábban kapcsolódnak az üzleti utakhoz, de egyes esetekben felmerülhetnek.
Azt se felejtsük el, hogy az utazási szabályzat sohasem végleges, az információk, elvárások bármikor elavulhatnak. Félévente-évente újra felül kell vizsgálni a dokumentumban leírtakat, hiszen a folyamatosan változó gazdasági helyzetben az egyszer meghatározott költségvetés nem biztos, hogy egy évvel később is elegendő lesz, a biztosítások, együttműködések lejárhatnak, elérhetőségek változhatnak stb. Fontos figyelni a munkavállalói visszajelzésekre, valamint a nemzetközi eseményekre, különösen azokra, amik miatt változhatnak a belépési feltételek egy országba (lásd Brexit).
Kapcsolódó tartalmak: