A pandémia számos változást hozott életünkbe, melyek egy része a járvány lecsengése után is velünk marad. Elterjedt a hibrid munkavégzés, az üzleti találkozók egy része átkerült a digitális térbe, valamint hatással volt arra is, hogy a cégek milyen csatornákon keresztül foglalják le üzleti utazásaikat. Ezen a téren kiváló támogató rendszer lehet az online foglalási eszköz (Online Booking Tool, OBT) használata, amely szinte minden esetben kényelmesebb, egyszerűbb és hatékonyabb megoldást jelent a cégek számára.
Mi az az Online foglalás eszköz?
Az OBT egy olyan foglalási csatorna, amelynek segítségével a szerződött ügyfeleink utazási szokásaihoz igazítva, a használatra jogosult munkatársak saját maguknak vagy kollégáiknak, egy online felületen keresztül intézhetik és kezelhetik üzleti utazásaikat. Lehetőséget biztosít a teljes foglalási folyamat elvégzésére, legyen szó repülőjegy, szállás, transzfer vagy bérautó foglalásáról – mindezt egy rendszeren belül. A cégre szabott beállításoknak köszönhetően céges utazási szabályzattal (travel policyvel) összhangban lévő találatokat jeleníti meg. A foglalások és az adminisztrációs feladatok leegyszerűsítése nemcsak az utazással foglalkozó munkatársak számára, hanem a vezetés és a pénzügyi részlegek részére is időt és költségeket takarít meg.
Milyen előnyökkel jár egy Online Booking Tool használata?
- Biztonságot nyújt a cégnek.
Az üzleti utazási szabályzat, szállítókkal megkötött egyedi szerződések előzetes beágyazása, a jogosultsági szintek kialakítása, az automatikus jóváhagyási folyamatok szabályozása biztosítják a vállalat számára, hogy az online foglalási rendszerben elérhető szolgáltatások megfeleljenek a céges előírásoknak. Ezáltal csökken a hibák száma, és a folyamatos ellenőrzésre sem lesz szükség.
- Szervesen beilleszthető a vállalat folyamataiba
Egy jól felépített online booking tool integrálható a vállalatirányítási információs rendszerbe, ami nagymértékben megkönnyíti az adminisztrációval foglalkozó részlegek és a management életét. Például az automatikusan generált kimutatások egyszerűbbé teszik az utazási költségek kezelését, fizetési folyamatok létrehozásával pedig a számlák kezelésére fordított idő csökkenthető le jelentősen.
- Növeli az üzleti utazók elégedettségét.
Az online foglalási eszköz használata bizonyos fokú önállóságot biztosít a vállalati utazóknak – az előre meghatározott kereteken belül – utazásaik szervezésével kapcsolatban. A munkavállalók szabadon választhatják ki a repülőjegyeiket, szállodáikat, abban a tudatban, hogy azok megfelelnek az utazási szabályoknak. Az önállóan elvégzett foglalásokkal az utazók egyéni preferenciáiknak megfelelően választhatnak a rendszer által felkínált alternatívák közül, ami pozitívan hathat az utazási élményre és a dolgozói elégedettségre.
- Időt és költséget takaríthat meg.
A foglalási folyamat egyszerűsítése, a kimutatások jelentős idő-megtakarítást eredményeznek az utazásszervező munkatársaknál. Ráadásul az OBT-t használó vállalatoknál az átlagos utazásra fordított költség akár 30%-kal is alacsonyabb lehet, mint a klasszikus kiszolgálást használó vállalatok esetében.
Egy teljeskörű megoldás – Amadeus Cytric Travel
A Weco-Travel partnerei számára az Amadeus Cytric Travel rendszerét ajánlja, amelyet a világ több mint 100 országában, több mint 11 000 vállalat használ jelenleg.
A Cytric Travel teljes körű, a foglalás teljes folyamatát lefedő megoldást kínál: az utazás tervezése, jóváhagyása, lefoglalása, költségkezelés és az utazás alatti gondoskodás is egyetlen felület használatával elérhető. Könnyen használható online platform segítségével az utazók egy helyen találják meg az összes szükséges tartalmat – repülőjegyeket, szállodákat, vonatokat és földi szolgáltatásokat. Az üzleti utazók igényeinek kielégítése mellett felügyeli az utazási szabályoknak való megfelelést és a kontroll alatt tartja a cég utazási kiadásait.
A rendszer kiemelt hangsúlyt fektet a foglalási folyamat gyorsaságára és egyszerűségére: hatékony keresési lehetőségeivel az utazók könnyedén összehasonlíthatják a különböző forrásokból származó lehetőségeket, a foglalás véglegesítésekor pedig figyelmeztet az elérhető alacsonyabb árú repülőjegyekre is. A gyors foglalást segíti a gyakori utazásokra létrehozható sablon is, ami tartalmazza a szolgáltatásokra vonatkozó összes adatot: a repülőjárat, a szállás vagy az autóbérlés minden részletét.
Az Amadeus Cytric továbbá lehetőséget biztosít az utazások foglalás utáni kezelésére is: a rendszer használói – az foglalási feltételeknek megfelelő keretek között – a jegykiállítás előtt módosíthatják vagy törölhetik elkészült foglalásaikat.
Ön is érdeklődik a Weco-Travel szolgáltatásai iránt? Vegye fel a kapcsolatot munkatársainkkal!