Üzleti utazásokat igénybe vevő cégeknél előbb vagy utóbb felmerül, hogy az utak foglalását és adminisztrációját online ügyviteli rendszerek segítségével könnyítsék meg. Ezek az eszközök számos előnyt hozhatnak akár a publikus utazási weboldalakkal, akár hagyományos irodai kiszolgálással összevetve. Legutóbbi webináriumunkon a Weco-Travel munkatársai, Fehér Kriszta és Fitos Attila részletesen áttekintették a legfontosabb tudnivalókat ezekkel a rendszerekkel kapcsolatban. A beszélgetés legfontosabb gondolatait az alábbiakban összegeztük.
A beszélgetés teljes felvétele a lenti videón is megtekinthető . (Amennyiben a videó nem jelenik meg, kattintson ide!)
Céges online foglalási rendszer: mire jó valójában?
Az egyik legfontosabb különbség a nyilvános webes utazási felületekhez képest az, hogy
egy online foglalási eszköz egy olyan keretrendszer, amely csak és kizárólag az adott cég dolgozói számára elérhető, és teljes mértékben a cég a utazási szabályzatának megfelelően van kialakítva, és ahol minden utazást egy helyen lehet kezelni, nyilvántartani, visszakeresni, riportálni.
A rendszerekben elérhető utazói profilok felgyorsítják és biztosabbá teszik foglalási folyamatát: ezek helyesen kitöltve tartalmazzák az utazó pontos, utazási okmány szerinti nevét, a törzsutas számát, hogy milyen étkezést szeret, vagy hol szeret ülni. Ezek mind automatikusan bekerülnek a foglalásokba, meggyorsítva és megkönnyítve az utazók és az utaztatók életét. Így biztosan nem fordulhat elő olyan helyzet, hogy az utazót a reptéren nem engedik fölszállni a járatára azért, mert a neve nem úgy szerepel, mint ahogy az utazási okmányában.
Az online booking toolok előnye még, hogy specifikusan a cégek dolgozói számára vannak kialakítva, azaz teljes mértékben az adott cég utazási szabályzatának megfelelően működnek. Beállítható például, hogy bizonyos beosztású dolgozók milyen járatokon és milyen foglalási osztályokon utazhatnak – így még véletlenül sem fordulhat elő , hogy valaki, olyan foglalást készít – akár saját magának akár másnak -, amit nem engednek az utazási szabályzatban.
Emellett lehetővé teszik, hogy az összes utazást egy helyen kezeljék, nyilvántartsák, visszakeressék és riportálják. Ezek a riportok és kimutatások nagy segítséget jelenthetnek a döntéshozóknak abban, hogy értékeljék az utazási trendeket, elemzik az utazási költségeket, és következtetéseket vonjanak le az utazási szokásokról és igényekről. Például lehetőség van arra, hogy megnézzük, melyik légitársaságok vagy szállodaláncok használata a leggyakoribb, vagy hogy mennyi pénzt költ a vállalat egy adott időszakban utazásokra.
Egyre fontosabb szempont továbbá a fenntarthatóság is, amelyben egy jó online foglalórendszer szintén segítséget nyújt, főként az utazáshoz kapcsolódó CO2 értékek mérésével és megjelenítésével.
Előnyök: megtakarítás, kontroll, biztonság
Egy vállalat számára egy utazási ügyviteli rendszer használata három fő előnnyel jár: megtakarítás, kontroll és biztonság.
A megtakarítást érthetjük időben és pénzben is. Mivel ezek az eszközök 0-24 órában elérhetők, azaz az utaztatók bármikor hozzáférhetnek a rendszerhez és az ott tárolt információkhoz, és bármikor kiállíthatnak egy repülőjegyet, anélkül, hogy az utazási iroda válaszára kellene várni. Az utazási profilok használatával minden foglaláshoz szükséges adatot egy helyen tárol és kezel a rendszer, így a foglalás is gyorsabban és könnyebben végezhető el. Ezen túlmenően, az utaztatók jogosultak lehetnek a repülőjegyek módosításait is elvégezni a rendszeren belül, a cég által meghatározott kereteken belül.
Az online booking toolok lehetőséget kínálnak arra is, hogy a vállalatok egyedi megállapodásai és kedvezményei beépítésre kerüljenek a rendszerbe. Ha egy cég például különleges megállapodást kötött egy légitársasággal vagy egy szállodalánccal, ahol speciális árak és feltételek érhetőek el, az online booking toolok lehetővé teszik ezeknek az áraknak és feltételeknek a megjelenítését és kezelését.
A kontroll fontosságát sem szabad alábecsülni. Amellett, hogy egy ilyen rendszer biztosítja és ellenőrzi, hogy kizárólak az utazási szabályoknak megfelelő utazások kerüljenek lefoglalásra, számos, az alkalmazottak jólétét és kényelmét szolgáló feltételeket is meg tud határozni. Például egy hajnalban induló járatra vagy bizonyos átszállási idő fölött nem enged repülőjegyet foglalni, vagy az alkalmazott nem mehet olyan szállodába, ami nem felel meg a cég elvárásainak.
Melyek a főbb szempontok egy online booking tool kiválasztásakor?
Az üzleti utazók visszajelzései alapján a három legfontosabb szempont egy foglalási rendszer értékelésekor: a megfelelő tartalom, a testreszabhatóság és az ügyfélszolgálat.
A tartalom tekintetében az egyik leggyakoribb kérdés, hogy biztosan minden releváns találatot kiad-e a rendszer, és biztosan minden információ a rendelkezésre áll-e, ugyanis a cégek esetében sokszor az okozza a legnagyobb bizonytalanságot, hogy vajon elérhető-e legkedvezőbb ajánlat. Emellett lényeges az is, hogy feltüntetett információk teljes körűek legyenek: tartalmazzák a járatok adatait, részletes szolgáltatásokat, valamint a kiegészítő lehetőségeket.
Ugyanakkor az információk között nagyon könnyen el lehet veszni, ezért fontos, hogy az utazó vagy az utazási koordinátor azt lássa, amire tényleg szüksége van. Itt jön képbe, hogy ismertek legyenek az adott cég preferenciái és elvárásai, és annak megfelelően lehessen testreszabni a rendszer által megjelenített ajánlatokat. Így csak a releváns információk jelenjenek meg, amire tényleg szüksége van viszont, azok teljes körű formában. Emellett a felhasználói felületnek könnyen kezelhetőnek kell lennie, hogy az emberek egyszerűen tudjanak navigálni és gyorsan végrehajtani a foglalásokat.
Az ügyfélszolgálat és az implementáció gördülékenysége szintén fontos szempontok. Az ügyfélszolgálatnak könnyen elérhetőnek kell lennie, hogy az emberek segítséget kaphassanak, ha szükségük van rá. Az implementációnak pedig jól megtervezettnek kell lennie, hogy az első lépésektől kezdve hatékonyan lehessen használni a rendszert. Az ügyfél igényeinek felmérése és a tesztelés fontos lépések az implementáció során. Ha ezeket a lépéseket sikeresen végrehajtják, akkor az emberek olyan rendszert fognak kapni, amit örömmel és hatékonyan fognak használni.
A beszélgetésen elhangzottakat összegezve, elmondhatjuk, hogy egy online foglalási eszköz nem egy bonyolult vagy agyonszabályozott rendszer. Inkább úgy kell felfogni, hogy ez segítség, hogy gyorsabban és hatékonyabban tudjunk dolgozni. Nem fog gondot okozni egy online booking tool használata, hiszen nagyjából ugyanúgy kell használni bármilyen más publikus weboldalt, amit már ismerünk. A nagy különbség, hogy ez szabályozott keretrendszerben történik, ami ha helyesen van beállítva, a helyes adatokkal van föltöltve, akkor egészen biztos, hogy ez meg fogja könnyíteni mind az utazók, mind az utaztatók életét.