Általánosságban elmondhatjuk, hogy egy professzionális üzleti utaztatóval történő együttműködéssel időt, energiát és költségeket takaríthatunk meg, gördülékennyé tehetjük az utazások ügyintézését, és biztos hátteret teremthetünk az utazók és a cég számára. De pontosan milyen szolgálatatásokat is nyújt egy üzleti utaztató az ügyfelei számára, és mit takarnak ezek a szolgáltatások?
Szakértői asszisztencia
Egy üzleti utaztatóval történő együttműködés egyik legfőbb hozzáadott értéke, hogy tapasztalt, szakértő munkatársak segítik az ügyfeleket, az ajánlatkéréstől kezdve, az utazás lefoglalásán át, az utazás alatt felmerülő esetleges kérdések vagy problémák kezeléséig.
Dedikált tanácsadó csapatok
Az utazási tanácsadók alapvető feladatai közé tartozik természetesen az utazáshoz kapcsolódó ügyek intézése: az igényeknek megfelelő ajánlatok biztosítása, foglalások elkészítése és adott útra vonatkozó részletes tájékoztatás. Munkájukat a modern technikai háttér valamint nemzetközi foglalási- és minőségbiztosítási rendszerek is támogatják. Mindezeken túl a céges és utazói profilok használatával, a gyakran utazó kollégák adatainak és preferenciáinak rögzítésével a gyors és gördülékeny ügyintézést is biztosítják.
24 órás, munkaidőn túli sürgősségi asszisztencia
Mivel az üzleti utazásokat sokkal inkább jellemzi a változás, mint a magánutakat, felkészültnek kell lenni a váratlan eseményekre, mint pl. betegség, sztrájk, járattörlés, természeti események. Az utazónak ilyen esetekben azonnali segítségre van szüksége, akár indulás előtti módosításról van szó, akár utazás alatti vészhelyzeti ügyintézésről.
A nem várt események intézésére a Weco-Travelnél az üzleti utaztatók és az utasok is azonnal, a nap 24 órájában elérhetik ügyintézőnket: munkaidőben a szokásos kapcsolatfelvételi utakon, munkaidőn túl pedig a vészhelyzeti mobil telefonszámon. Fontos kiemelni, hogy a sürgősségi ügyeletet nem egy kihelyezett telefonközpont végzi, hanem saját, több éves tapasztalattal rendelkező utazási tanácsadó kollégáink látják el, élő, közvetlen telefonvonallal. A munkaidőn kívüli időszakban az ügyeletet ellátó kollégának teljes mértékben hozzáférése van minden olyan technológiai eszközhöz és megoldáshoz, amelyek munkaidőben is használatban vannak.
Key Account Manager
A napi foglalásokkal kapcsolatos tevékenységen túl a szerződéses ügyfeleinkkel történő olajozott együttműködést Kiemelt Ügyfélkapcsolati Manager munkája is segíti. A folyamatos kapcsolattartás, tájékoztatás, egyedi igények felmérése és elégedettség monitorozása mellett olyan területeken is támogatást tud nyújtani, mint a háromoldalú beszállítói szerződések tárgyalásban való közreműködés, a különböző rendszerek implementálása, az utazási költségekkel kapcsolatos kimutatások készítése, az esetleges panaszok kivizsgálása vagy az operációs folyamatok támogatása.
Repülőjegyekkel kapcsolatos szolgáltatások
Price scanner (árfigyelő) szolgáltatás
Mivel a repülőjegyek aktuális ára a foglaltság és a kereslet függvényében folyamatosan változik, akár az is előfordulhat, hogy a foglalás után alacsonyabb áron lesz egy jegy elérhető. Ilyen esetekben lehet igen hasznos a Price Scanner (Árfigyelő) szolgáltatás, amely automatikusan keresi az egyes foglalások esetében az aktuálisan elérhető legkedvezőbb árat, és minden egyéb feltétel egyezése esetén (módosításra, visszatérítésre és poggyászra vonatkozó információk) lefoglalja a jegykiállítás előtti leggazdaságosabb repülőjegyet.
Flight refund kezelés
Jelentős járatkésések, járattörlés és túlkönyvelés miatt, valamint esetleges visszautasított beszállás esetén az utasok kártérítésre jogosultak. Ilyenkor törvényileg 250 és 600 euró közötti kártérítés járhat nekik, illetve üzleti utazások esetében a vállalatnak. Azonban ettől sok esetben elesnek az erre jogosult rengeteg utasok, mivel nem ismerik az őket megillető jogokat, a kárigény benyújtásának módját, valamint az ügyintézés időt és energiát igényel.
Partnerünkkel, a Flight Refund-dal közös együttműködésnek köszönhetően az irodánkkal utazó utasokkal történt minden olyan esetről automatikusan értesülünk, amikor kártérítési igény keletkezhet. Az ügyéntézési folyamattal nem csak közvetlen költségoptimalizálást kínálunk, de nehézségtől és utánjárástól kíméljük meg ügyfeleinket.
Tax refund kezelés
A valamilyen okból meghiúsult utazásoknál a fel nem használt repülőjegyekből bizonyos összegek visszaigényelhetők. A Tax refund kezelés az ilyen esetekben visszaigényelhető összegeknek, illetve az esetlegesen a légitársaság szabályai szerint, a kapcsolódó kiegészítő szolgáltatások (ülőhely, extra poggyász stb.) lehetséges visszatérítésének ügyintézését jelenti.
Technológiai háttér
Forgalmi kimutatások
A cég igényeire szabva különböző kimutatás típusokat tudunk biztosítani: havi, negyedéves, féléves, éves. Standard vagy akár vállalati profilra szabott riportjaink alapján ügyfeleink tájékozódhatnak adott időszakra szóló légitársasági, szállodai vagy egyéb szolgáltatásokra fordított költéseikről, továbbá az igénybe vett szolgáltatásokról. Ezeknek az információknak a segítségével partnereink az utazási költéseiket tovább optimalizálhatják. Mivel a Weco-Travel kiemelt figyelmet fordít a fenntarthatóság kérdésére, azon légitársaságok esetében, akik szolgáltatnak ilyen adatot a foglalási rendszeren keresztül, CO2 riportot is tudunk biztosítani az ügyfél által kért időszakra vonatkozóan.
Travel Policy kidolgozásának támogatása
A Travel Policy (utazási szabályzat) egy vállalat előírásait jelenti az üzleti célú utazások különböző szolgáltatásainak (repülőjegy, szállás, autóbérlés, vonatjegy stb.) jóváhagyásával, foglalásával és elszámolásával kapcsolatban. Általában tartalmazza a különböző munkavállalói szintek esetében a foglalható utazási osztályokat, az utazásra fordítható költségkeretet, vagy hogy mennyi idővel előre kell elkészíteni a foglalást.
Egy travel policy kidolgozása nem egyszerű feladat. Sokéves tapasztalattal rendelkező munkatárasaink segítségével tudunk részt venni a folyamatban, melynek eredménye egy, a cég utazási igényeinek, szokásainak, méretének megfelelő szabályzat, amely mind az utazók, mind a vállalat érdekeit figyelembe veszi.
Online Booking Tool
Egy Online Booking Tool a szerződött utazó cégek számára testreszabottan kiépített foglalási rendszer, ahol a vállalat erre jogosult munkatársai (ez lehet a kijelölt travel manager, HR-es vagy az office manager) üzleti utazásaikat saját maguk, egy online felületen keresztül intézhetik. Egy ilyen rendszer nemcsak a foglalást egyszerűsíti le, hanem lehetővé teszi a teljes folyamat felügyeletét, a költségek kontrollálását és a tervezést is.
A Weco-Travel az Amadeus Cytric Travel rendszert ajánlja partnerei számára. A Cytric segítségével egy helyen van lehetőség repülőjegy, szállás, transzferek és bérautó foglalására, személyre szabott kereséssel és ajánlatokkel, mindezt a céges travel policyvel összhangban. A rendszer a nap 24 órájában elérhető, akár a mobiltelefonról is, egyszerű és átlátható foglalási folyamatot biztosít, és minden szükséges információt megad. Ráadásul költséget takaríthat meg vele a cég: átlagosan az utazásra fordított költség 30%-kal kisebb így, mint a klasszikus kiszolgálást használó vállalatok esetében.
Szerződött partnereink számára az együttműködés a rendszerhasználat mellett az implementációt, felhasználói tréninget és a helpdesk szolgáltatást is tartalmazza.
Amennyiben Ön is érdeklődik a Weco-Travel szolgáltatásai iránt, vegye fel a kapcsolatot munkatársainkkal!