Szinte már nincs olyan szakmai terület, amire ne lett volna óriási hatással a koronavírus-járvány. A turisztikai szektorban tevékenykedő vállalkozások mellett a rendezvényszervezők életét is fenekestül felforgatta a már egy éve elhúzódó pandémia. Hogyan lehet túlélni? Mire lehet számítani? Meddig jók az alternatív lehetőségek? Ezekről beszélgettünk a Weco-Travel konferencia- és rendezvényszervező részlegének vezetőjével.
A több mint egy éve tartó világjárvány a rendezvényszakmán és beszállítóin is hatalmas sebet ütött, hisz a mai napig nem lehet élő rendezvényeket tartani. A Weco-Travel egyik fő tevékenysége a konferencia- és rendezvényszervezés; hogyan lehet ezt átvészelni? Milyen alternatívákkal éltek az ilyen tervezhetetlen időkben?
A Weco rendezvényszervező részlegének fő profilja a tudományos kongresszusok, azon belül is elsősorban orvoskongresszusok teljes körű szervezése. Ezeket a konferenciákat nem lehet lemondani, arra várva, hogy majd a járványhelyzet elmúlását követően bepótoljuk, hiszen a tudományos élet nem állhat le még rövid időre sem. Így nagyon hamar megoldást kellett találnunk arra, hogy miként tudjuk ezeket a rendezvényeket áthelyezni az online térbe. Szerencsére két kitűnő rendezvénytechnikai szolgáltató partnerünk van, akik A-tól Z-ig megoldást kínáltak nekünk. Nagyon hamar sikerült az első online konferenciát megszerveznünk egy hazai orvostársaságnak Covid-19 témakörben.
Óriási pozitívum ebben a nehéz helyzetben, hogy ezek a digitális megoldások rendelkezésre állnak, mert ki lehet jelenteni, hogy ennek köszönhetően tudjuk fenntartani a rendezvények megvalósítását és ily módon alternatív megoldást kínálni ügyfeleinknek az élő rendezvények hiányában.
A digitális megoldások az elmúlt egy évben óriási ütemben fejlődtek, manapság körülbelül egy hónap alatt zajlik le olyan mértékű fejlődés, mint ami eddig talán egy év alatt következett be. Az élő kongresszusok folyamatai kisebb kompromisszumokkal leképezhetők a virtuális platformokon, és ez egy megnyugtató, jó megoldás az iparágnak.
Ezzel együtt sokszor kényszerülünk arra, hogy újratervezzük a megvalósítás formáját aszerint, hogy éppen milyenek az előrejelzések. A 2021-es év nyári időszakára már terveztünk élő rendezvényt, de a járványhelyzet alakulása miatt ezeket online megvalósításra kellett változtatnunk. Most arra készülünk, hogy talán ősszel már tarthatunk élő rendezvényeket, de nem kizárt, hogy itt is újra kell majd terveznünk.
Mi a tapasztalatod az online rendezvényekkel kapcsolatban? Jelenthetnek akár hosszútávú megoldást is ezek az új lehetőségek? Mennyire nyitottak rá az ügyfeleitek?
A mi területünkön, ami ahogy említettem a tudományos kongresszusok, véleményem szerint nem lehet hosszútávon online megoldásban gondolkodni. Hiszen a virtuális térben sajnos nem tudjuk pótolni ezeknek a rendezvényeknek az egyik legfontosabb tényezőjét, mégpedig a személyes jelenlétet, a személyes találkozásokat és a networkinget.
Habár a digitális platformok a maguk nemében remekül működnek, nagyon modern és esztétikus dizájnnal rendelkeznek és széleskörű funkcionalitást biztosítanak, de ezzel együtt is nehézkes az egyes szereplők közötti kapcsolatteremtés. Márpedig a résztvevők szeretnek személyesen megbeszélni munkatapasztalatokat, kutatási eredményeket, szakmapolitikai kérdéseket, és erre az online rendezvény során nagyon korlátozottan van csak lehetőség.
Szerencsére az ügyfelek nyitottak a különféle típusú online megoldásokra, de ennek persze az is az oka, hogy kényszerhelyzetben vagyunk. Hogy ezek a megoldások mennyiben maradnak velünk hosszútávon, azt jelenleg nehéz megmondani. Ügyfeleinktől érkező visszajelzések alapján azt látjuk, hogy várható a kongresszusok visszatérése az élő formátumhoz, ugyanakkor érdekes kérdés, hogy ezt mennyiben és milyen módon fogja befolyásolni az a tény, hogy az online megvalósítás az élőhöz képest jelentős anyagi megtakarítást jelent. Nem tudjuk még, hogy ez milyen módon befolyásolja majd ennek az iparágnak a hosszútávú jövőjét.
Mindenki az újranyitásért szurkol, de sajnos nem sokat tudni, arról, hogy mikor kerülhet ez belátható közelségbe. Mit gondolsz, a rendezvényszervezés mikor kaphatja meg a zöld lámpát? Mikortól lehet majd élőben konferenciákat, kiállításokat, szakmai rendezvényeket tartani Magyarországon?
Az a jelenlegi, nem hivatalos álláspont, hogy talán ősszel lehet teljes nyitás, ami a rendezvénytilalom feloldását hozhatja magával. Azt gondoljuk – és az elmúlt egy év tapasztalatai is ebbe az irányba mutatnak -, hogy a nyári időszakban még nem lehet majd tömegrendezvényeket tartani, márpedig a kongresszus annak számít. Jó lenne, ha a döntéshozók megfontolnák a részleges engedményeket, hiszen a kisebb létszámú rendezvényeket már lehetne korábban is engedni élőben, ott a biztonsági előírások könnyebben kezelhetőek.
Nagyon nehéz ebben előre gondolkodni, mert nem nagyon vannak reális fogódzók és támpontok, amelyek mentén lehet előrejelzésekbe bocsátkozni. A járvány kezdetén álmunkban sem gondoltuk, hogy ilyen hosszan fog elhúzódni ez a nehéz helyzet, de azóta megtanultuk, hogy ne tervezzünk túlságosan előre.
Ez eléggé negatívan befolyásolja a működésünket, de ezzel most együtt kell élni. Próbálunk inkább a pozitívumokra koncentrálni, mint például arra, hogy nekünk legalább az online lehetőségek rendelkezésünkre állnak, mert sok más szereplőről a turizmusban ez sajnos nem mondható el.
Hogy látod, visszatérhet minden a régi kerékvágásba, vagy várhatóak változások? Átalakulnak-e a rendezvényekkel kapcsolatos igények és szokások? Mi az ami velünk marad majd a járványhelyzetben tanultakból?
Nem tudom, hogy visszatérhet-e minden a régi kerékvágásba, mert nagyon aggasztó publikációkat lehet olvasni kutatóktól közelgő, hasonló pusztítást végző vírusokról. De ha feltételezzük, hogy ez a mostani helyzet a vakcinákkal megoldódik, akkor én azt gondolom, hogy jó eséllyel visszakaphatjuk a régi életünket, úgy privát mint szakmai téren.
Óriási traumát jelentett a koronavírus az embereknek és van bennünk egy ösztönös vágy arra vonatkozóan, hogy normalizálódjanak a dolgaink, mert az életünket és a körülményeinket akkor érezzük biztonságosnak. Éppen ezért én azt gondolom, hogy ha az élet megengedi, akkor arra fogunk törekedni, hogy minél hamarabb visszatérjen minden a régi kerékvágásba, beleértve ebbe az üzleti élet folyamatait is.