Egy üzleti utazás intézésénél hamar felmerül a kérdés, hogy a feladatokat saját magunk végezzük-e el, vagy keressünk egy kifejezetten erre szakosodott céget, ahol tapasztalt szakértőket bízhatunk meg a teendőkkel. A következőkben azt járjuk körbe, hogy milyen többletszolgáltatásokat is kaphatunk, ha egy szakosodott utaztató céggel működünk együtt.
Összességében elmondható, hogy elsősorban rengeteg potenciális stressz-forrástól szabadulunk meg, ha szakértőkre bízzuk az utazásunk intézését.
Bár az interneten szinte minden információ elérhető, ezeket felkutatni idő, és eligazodni bennük sem feltétlenül megy egyszerűen. Ellenben egy tapasztalt utaztató olyan megoldásokat is találhat a problémáinkra, amiket mi magunk csak hosszas keresgélések vagy telefonálgatások árán tudnánk elérni. Az üzleti utaztató cégek elsősorban időt takarítanak meg az ügyfeleknek azáltal, hogy egy kézben tartanak mindent: a szállítókkal való kapcsolattartáson át a repülőjegy, szállás vagy transzfer lefoglalásáig, valamint az utazási költségek nyomon követésével, mindezt a cég utazási igényeit és belső irányelveit figyelembe véve.
Utazástervezés és foglalás
Természetesen, ha már van egy bejáratott menetrendünk, mert rendszeresen megteszünk egy bizonyos utat, akkor nem feltétlenül szükséges bevonni egy harmadik szereplőt az ügyintézésbe. Hiszen ha hűségesek vagyunk egy légitársasághoz vagy hotelhez, egy idő után egyedi kedvezményekkel is megtalálhatnak. Ha viszont tapasztalatlanok vagyunk az utazástervezés terén, vagy az adott úti céllal kapcsolatban bizonytalanok vagyunk, érdemes profik segítségét kérni.
Egy kifejezetten céges utaztatással foglalkozó iroda ugyanis több foglalási rendszert használ. Ez különösen távoli úti célok és átszállásos utazások esetén lehet hasznos, és eredményezhet több és kedvezőbb ajánlatot. Emellett iparági kapcsolataik révén rugalmasabb feltételeket, és gyakran még kedvezőbb árakat is el tudnak számunkra érni, mintha mi magunk intéznénk a foglalást.
További fontos hozzáadott érték egy utaztatónál hogy az üzleti utazás minden elemét egy kézben tartja, legyen szó a repülőjegy- és szállásfoglalásról, a transzferek megrendeléséről vagy autóbérlésről, az utasbiztosítás kötéséről vagy vízum-ügyintézésről. Ez különösen akkor nagy segítség, ha valamilyen változás következik be az utazással kapcsolatban (például módosul az út dátuma). Ilyenkor nem szükséges egyenként egyeztetni az összes szolgáltatónál, ezt megteszi helyettünk az utaztató.
Ügyfélszolgálat és támogatás
Ha minden rendben megy, könnyen lehet, hogy egyáltalán nem vesszük igénybe az ügyfélszolgálatot. Ha viszont mégis közbejön valami, egy váratlan esemény, járattörlés, menetrend-változás, extrém időjárási helyzet áll elő stb., akkor egy irodával együttműködve biztosan lesz kihez fordulnunk a problémánkkal. A 7/24-ben elérhető ügyfélszolgálat a mai felgyorsult világban a legnagyobb előny, amit egy ilyen iroda biztosíthat. A telefon másik végén több éves szakmai tapasztalattal rendelkező utazási tanácsadó siet a segítségünkre, amikor mi azt sem tudjuk hova kapjunk. Ha önállóan utazunk, akkor ilyen esetben nem csak az üzletfeleinket kell értesítenünk, hanem nekünk kell felvennünk a kapcsolatot például a légitársasággal vagy a szállásunkkal is, míg ha ott áll mögöttünk egy iroda, minden teendőt elintéz, nekünk pedig már csak annyi a dolgunk hogy a megfelelő időben, a megfelelő helyen megjelenjünk.
Fizetési feltételek és kimutatások
A koronavírus-járvány hatására a legtöbb szállás már jóval rugalmasabb lemondási feltételeket kínál, mint mondjuk két évvel ezelőtt, akkor is, ha magánúton utazunk. Egy utazási iroda viszont ebben is segíthet, akár gazdaságosabban is biztosíthatja az utolsó pillanatban is lemondható szobákat. Fizetni sem kell feltétlenül előre vagy érkezéskor, mint amikor magánúton intézünk mindent: szerződéssel rendelkező cégként az utazásszervezőnek utólag, akár 30 napos határidővel is fizethetünk. Abban is biztosak lehetünk, hogy a magyar jogszabályoknak megfelelő számlát állítanak ki, így nem lehet abból probléma, hogy nem tudjuk elszámolni a költségeket.
Ezen felül az utazásszervezők által biztosított rendszeres konszolidált kimutatások és jelentések összesítik a különböző forrásból származó adatokat, így megkönnyítik az utazási költségek nyomon követését és azok elemzését.
Utazási költségek és szolgáltatási díjak
Természetesen a felsorolt szolgáltatásokat az irodák nem ingyen végzik: vagy az igénybe vett utazási szolgáltatások után számítanak fel díjat, vagy előfizetéses alapon megállapított összeget díjat kell fizetni a szolgáltatásokért.
Ezzel együtt még mindig jelentős összegeket takaríthat meg az utaztató a cégnek. Ez különösen akkor igaz, ha Ön vagy alkalmazottai rendszeresen utaznak.
Egy üzleti utaztató cég az egész utazási iparágban rendelkezik üzleti kapcsolatokkal, így ügyfelei részére előnyös megállapodásokat tud kötni az egyes szolgáltatókkal: légitársaságokkal, hotelekkel. Emellett rendelkeznek a szükséges szakértelemmel ahhoz, hogy a megfelelő helyen keressenek kedvező feltételű repülőjegyeket, szállásokat, bérautót, transzfert, valamint egyéb menetjegyeket, és a lehetőségekhez mérten, időben foglalják le azokat. Ennek eredményeképpen az utazási költségek összességében jelentősen csökkenthetők.
Bizonyos esetekben a foglalás után, de még a jegy vagy voucher kiállítása előtt kedvezőbb áron is elérhetővé válik a foglalás. Ilyenkor árfigyelő technológiáiknak segítségével – amennyiben a feltételek (módosítás, lemondás, ár tartalma) azonosak – az előnyösebb megoldást kínálja az iroda a vásárlónak.
Érdeklődik a Weco-Travel szolgáltatásai iránt?
Vegye fel a kapcsolatot munkatársainkkal!