A vállalati utazás kockázatai és a tudatos felkészülés szerepe
Egy üzleti út általában egy konkrét üzleti célhoz kapcsolódik: tárgyaláshoz, konferenciához, partnerlátogatáshoz, projektmunkához vagy egy új piac megismeréséhez. Az utazás megszervezésekor ezért a menetrend, a költségek, a szállás és a hatékonyság, mint elsődleges szempontok kerülnek előtérbe.
Van azonban egy olyan tényező, amelyről jóval kevesebb szó esik: mi történik akkor, ha valami nem a tervek szerint alakul?
Egy üzleti út során a munkavállaló a megszokott környezetétől távol kerülhet, és olyan egészségügyi, közlekedési, biztonsági vagy akár természeti kockázatokkal találkozhat, amelyekre otthon vagy a munkahelyén nem feltétlenül kell számítania.
Az üzleti utazás kockázatainak kezelése ezért nem egyszerűen biztosítási kérdés. A megfelelő felkészülés a vállalati utazásmenedzsment szerves része.
Nem minden kockázat látható előre
Az ISO 31030:2021 szabvány kifejezetten a szervezetek utazással kapcsolatos kockázatainak kezelésével foglalkozik. A szabvány szerint az üzleti utazás kockázatai többek között érinthetik a munkavállalók egészségét és biztonságát, a vállalat reputációját és pénzügyeit, az üzletmenet-folytonosságot, az adatokat és eszközöket, valamint magának az üzleti útnak az eredményességét.
Ez azért fontos megközelítés, mert egy váratlan esemény hatása ritkán korlátozódik kizárólag az utazóra.
Egy megbetegedés vagy baleset például egyszerre jelenthet egészségügyi problémát, az utazás megszakítását, egy fontos találkozó elmaradását és többletköltséget a vállalat számára.
Hasonlóan összetett helyzetet teremthet egy elveszett laptop, egy ellopott úti okmány, egy járattörlés vagy egy olyan biztonsági esemény, amely miatt az utazó nem tudja folytatni az útját.
Az üzleti utazás biztonságát ezért érdemes nem egyetlen eseményre, hanem egy teljes kockázati láncra felkészülve kezelni.
Mit jelent ez a gyakorlatban?
A tudatos üzleti utazás egyik alapja, hogy már az indulás előtt felmérjük az adott út sajátosságait.
Nem mindegy például:
- hová utazik a munkavállaló,
- mennyi időt tölt külföldön,
- milyen közlekedési eszközt használ,
- milyen tevékenységet végez,
- milyen egészségügyi és biztonsági környezet várható az adott célállomáson,
- illetve milyen értékeket és vállalati eszközöket visz magával.
Ezek alapján lehet meghatározni, hogy milyen intézkedésekre és milyen biztosítási védelemre van szükség.
A biztosítás ebben a rendszerben nem a teljes kockázatkezelés helyettesítője, hanem annak egyik fontos eleme.
Miért fontos a megfelelő utasbiztosítás?
Egy üzleti úton bekövetkező baleset vagy megbetegedés esetén nemcsak az egészségügyi ellátás költsége lehet jelentős kérdés. Ugyanilyen fontos lehet az ellátás megszervezése, a helyi egészségügyi szolgáltatókkal való kapcsolattartás, illetve szükség esetén a hazautazás megszervezése.
Az Európai Utazási Biztosító üzleti utakra ajánlott biztosítási megoldásai például a baleset-, betegség- és poggyászbiztosítás mellett 24 órás telefonos segítségnyújtást, az orvosi ellátás megszervezését és a kórházakkal, orvosokkal való kapcsolattartást, valamint szükség esetén a hazaszállítás megszervezését is tartalmazhatják a választott fedezet szerint.
Ez különösen fontos lehet akkor, amikor a munkavállaló egy számára ismeretlen országban kerül nehéz helyzetbe.
A segítségnyújtás ugyanis nem kizárólag pénzügyi kérdés. Egy váratlan eseménynél az is számít, hogy van-e olyan szakértői háttér, amely segít eligazodni és megszervezni a szükséges következő lépéseket.
Az EUB például 24 órás assistance szolgáltatást működtet, amely külföldi tartózkodás során felmerülő problémák esetén nyújt segítséget. A társaság tájékoztatása szerint partnerirodákon keresztül a világ több mint 200 országában biztosítanak segítségnyújtást.
A biztosítási fedezetet az utazás típusához kell igazítani
Az üzleti utak sem egyformák, ezért a biztosítási védelem kialakításánál sem érdemes kizárólag az úti célt figyelembe venni.
Egy rövid európai konferencia, egy többhetes projektmunka, egy autós üzleti út vagy egy külföldi fizikai munkavégzés eltérő kockázatokat jelenthet.
Az EUB külön biztosítási megoldást kínál például fizikai munkavégzéshez is, amelynél a biztosítás az ilyen tevékenységgel összefüggő kockázatokhoz igazodik, és többek között orvosi segítségnyújtást, hazaszállítást, valamint baleset-, betegség- és poggyászfedezetet is tartalmazhat.
Hasonlóan érdemes figyelembe venni az utazás módját is. Repülős utaknál például a járatkésés, járattörlés vagy túlfoglalás jelenthet további problémát. Az EUB Repülő Plusz kiegészítő biztosításához kapcsolódó Air Assistance szolgáltatás ilyen esetekben a légitársasággal szembeni kártérítési ügyintézésben is segítséget nyújthat.
A megfelelő biztosítás tehát nem egy általános „plusz szolgáltatás”, hanem az adott utazás kockázataihoz igazított védelmi elem.
A biztonság az indulás előtt kezdődik
A biztonságos üzleti utazás nem akkor kezdődik, amikor probléma merül fel.
A megfelelő folyamat már az utazás megtervezésekor kialakítható:
- Kockázatok azonosítása
Az úti cél, az utazás módja és a tervezett tevékenység alapján érdemes feltérképezni a lehetséges kockázatokat. - Megfelelő védelem kialakítása
A biztosítási fedezetet az utazás körülményeihez kell igazítani, és ellenőrizni kell, hogy az adott tevékenységre valóban kiterjed-e. - Információ és elérhetőség
A munkavállalónak indulás előtt tudnia kell, hogy probléma esetén kihez fordulhat, milyen telefonszámon érhető el a segítség, és milyen dokumentumokra lehet szüksége. - Vészhelyzeti folyamat
A vállalatnak is érdemes előre meghatározni, hogyan kezeli a váratlan eseményeket, különösen akkor, ha az utazás megszakítása vagy a munkavállaló hazaszállítása válik szükségessé.
Ez a szemlélet illeszkedik az ISO 31030 megközelítéséhez is, amely a kockázatok azonosítását, értékelését, megelőzését és mérséklését egységes utazási kockázatkezelési folyamat részeként kezeli.
A munkavállaló biztonsága vállalati felelősség is
Az üzleti utazás során a munkavállaló továbbra is a vállalatot képviseli, csak éppen egy másik környezetben.
Ezért a biztonság kérdése nem választható el az utazásmenedzsmenttől. A vállalatnak nem feltétlenül az a feladata, hogy minden lehetséges eseményt előre kivédjen – ez nem is lenne reális –, hanem az, hogy felkészüljön az ésszerűen előre látható kockázatokra, és megfelelő támogatást biztosítson, ha probléma történik.
Ebben egy szakértő utazási partnernek is fontos szerepe lehet.
Az utazásszervezés ugyanis nem ér véget a repülőjegy és a szállás lefoglalásával. A megfelelő partner abban is segítséget adhat, hogy az utazás sajátosságai alapján milyen biztosítási, biztonsági és vészhelyzeti szempontokat érdemes figyelembe venni.
A biztonság nem plusz költség, hanem az üzleti utazás része
Egy üzleti út értékét általában az alapján mérjük, hogy milyen eredményt hozott: létrejött-e a tárgyalás, megszületett-e a megállapodás, előrelépett-e a projekt.
Ahhoz azonban, hogy az utazás valóban elérje a célját, a munkavállalónak biztonságban kell tudnia dolgozni, és szükség esetén megfelelő segítséghez kell jutnia.
A tudatos utazási politika ezért nemcsak a költségekről és a hatékonyságról szól. A munkavállalók biztonságának megteremtése ugyanúgy része a felelős vállalati utazásmenedzsmentnek.
Ezt a szemléletet követve választotta a Weco-Travel szakmai partneréül az Európai Utazási Biztosítót (EUB). Az együttműködés célja, hogy az üzleti utak szervezése során a megfelelő utazási biztosítás is a tervezés szerves része legyen, és váratlan helyzetben az utazók számára elérhető legyen a szükséges segítség.
Mert egy üzleti út akkor lehet igazán sikeres, ha nemcsak a célállomásra jutás, hanem a munkavállaló biztonsága is megtervezett része az utazásnak.
