Az elmúlt időszak egyik nagy változása volt az online meetingek és a videokonferenciák hétköznapivá válása. A tárgyalótermeket és az üzleti utazásokat felváltották az otthoni dolgozósarkok kényelmesebb, de ugyanakkor elszigeteltebb világa. Velük együtt pedig megjelentek a világhálón villámgyorsan végigsöprő videók a külső szemlélőknek vicces, a résztvevőknek viszont inkább kínos szituációkról. Pedig mindezek könnyűszerrel elkerülhetők, ha megfelelően felkészülünk a virtuális találkozókra. Az alábbiakban 5+1 tanácsot gyűjtöttünk össze, hogyan tartsunk profi online megbeszéléseket – otthonról.
Ellenőrizzünk mindent előre!
Mind a saját, mind a többiek idejét megspórolhatjuk, ha a tényleges meeting előtt elvégzünk egy próbameetinget is: így nem élesben ütköznek ki az esetleges technikai problémák a hanggal vagy a videóval. Ha valami újat akarunk kipróbálni, például hogy hogyan oszthatjuk meg a többi résztvevővel a képernyőnket, szintén ajánlott még a nagyközönség előtt begyakorolni, ezzel is gördülékenyebbé téve a találkozót. Azt is kipróbálhatjuk, hogy milyen magasságban érdemes tartanunk a monitorunkat (laptop alá érdemes néhány könyvet rakni, hogy szemmagasságban legyen a kamera). A fényviszonyokat is meg tudjuk nézni ilyenkor: fontos, hogy lehetőleg ne homályban vegyünk részt a meetingen, és ne háttal üljünk az ablaknak.
Ügyeljünk a környezetünkre!
Az otthonunk sosem fog olyan hivatalosan kinézni, mint a munkahelyünk, ezt senki sem várja el. Azonban jobb minél visszafogottabb környezetet teremtenünk az otthon kijelölt munkaállomásunkon: minél kevesebb a zavaró tényező, annál jobban tudunk mi is figyelni, és a kollégáinknak sem tűnnek fel az elől hagyott holmik. Ilyenkor a többi otthontartózkodó figyelmét is érdemes felhívni, hogy lehetőleg a következő egy órában ne jöjjenek be a szobába, illetve kerüljék a zajos tevékenységeket.
Legyünk felkészültek!
Akár szervezőként, akár meghívottként veszünk részt a meetingen, ugyanúgy illik felkészülnünk rá, ahogy egy „rendes” megbeszélés esetén tennénk. Szervezőként időben küldjük ki azokat az anyagokat, amelyek a megbeszélés tárgyát képezik, illetve azt is írjuk le, mik az elvárásaink, például, hogy melyek azok a kérdések, amelyekben mindenképp döntést kell hozni a meeting során. Résztvevőként olvassunk el előre mindent, amit megkaptunk, készüljünk fel az adott témákból, azaz végezzük el a „házi feladatot”.
Öltözzünk ki!
Hiába egy hivatalos találkozó munkaügyben, ha közben otthon maradunk, az ember akarva-akaratlanul is hajlamosabb elkényelmesedni, mintha a munkahelyén, egy tárgyalóban ülne, vagy egy üzleti úton, idegen környezetben kellene megfelelnie. Ezért sokszor még fokozottabban kell koncentrálnunk, és ebben nagy segítség, ha az alkalomhoz illően öltözünk. Ezzel nemcsak a kollégáknak és az eseménynek adjuk meg a kellő tiszteletet, hanem magunkat is felkészítjük a találkozóra. Fontos, hogy ne csak a felsőruházatra ügyeljünk, hiszen bármikor adódhat olyan szituáció, hogy fel kell állnunk az asztaltól. Rengeteg kínos pillanatot megspórolhatunk magunknak, ha megadjuk a módját az eseménynek!
Viselkedjünk úgy, mintha „igazi” lenne!
A fentiek mellett talán a legfontosabb, hogy ugyanolyan profin viselkedjünk a digitális térben, mint ahogy azt személyesen tennénk. Érkezzünk időben, adjuk meg a tiszteletet munkatársainknak, ne vágjunk a szavukba, figyeljünk rájuk – mindenki mást is könnyen kizökkenthet, ha az egyik résztvevő valami mással foglalkozik, például a telefonját nyomkodja vagy eszik. Ne legyen több böngésző, oldal vagy program nyitva a gépünkön, hogy az értesítések ne tudják elterelni a figyelmünket, és ne álljunk fel nyomós ok nélkül az asztaltól. A meeting végén pedig érdemes röviden összefoglalni az elhangzottakat, megbeszélni a további teendőket – és csak ezek után kikapcsolni a mikrofont és a kamerát.
+1. Soha, de soha ne hagyjuk bekapcsolva a macskás filtert!
